Politique de confidentialité

1. Champ d'application et responsable du traitement

La présente politique s'applique au site arabecoran.com, aux espaces de gestion de l'Institut, à l'application mobile Institut Arabe Coran et aux classes en ligne accessibles depuis ces services.

Le responsable du traitement est l'Institut arabecoran.com, exploité par LLC Institut Oumayna. Pour toute question relative à vos données personnelles, vous pouvez écrire à contact@arabecoran.com ou utiliser notre page Contact.

2. Données collectées

Nous collectons uniquement les données utiles à la fourniture des cours, à l'administration de l'Institut, à la sécurité des services et aux fonctionnalités que vous choisissez d'utiliser.

• Compte et identité : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, mot de passe conservé sous forme protégée, rôle (élève, professeur ou personnel autorisé), pays, ville, fuseau horaire et, lorsque cela est nécessaire, âge, date de naissance, genre et coordonnées du représentant légal.
• Formation et vie scolaire : matière, niveau, objectifs, disponibilités, professeur et élèves associés, planning, sessions et classes, présences, absences, annulations, reports, progression, évaluations, notes pédagogiques, historique des cours, supports et notifications.
• Données de pré-inscription : situation, formule souhaitée, créneaux disponibles, intention d'inscription et préférence de rappel
• Données liées à l'enseignement religieux : matière étudiée, lecture ou mémorisation du Coran, riwāya choisie, niveau en arabe ou en sciences religieuses et, si vous les communiquez, contraintes d'emploi du temps liées à la prière. Ces informations peuvent révéler des convictions religieuses et ne sont utilisées que pour organiser et personnaliser la formation demandée.
• Cours en visioconférence : nom affiché dans la classe, présence et temps de connexion ainsi que, selon les fonctions activées, voix, image de la caméra, partage d'écran, présentations, tableau blanc, sondages, messages du chat et enregistrement du cours.
• Paiements et administration financière : forfait, factures, montants, soldes d'heures, statuts de paiement, remboursements et historique comptable. Les numéros de carte sont traités par le prestataire de paiement et ne sont pas enregistrés par l'Institut. Pour les professeurs, les coordonnées de règlement et les éléments nécessaires au calcul et au suivi de la rémunération peuvent également être traités.
• Support et communications : demandes d'assistance, réclamations, réponses, pièces volontairement transmises et échanges nécessaires par e-mail, téléphone ou WhatsApp. Les questions envoyées au chatbot et l'historique récent nécessaire à sa réponse sont également traités.
• Données techniques et de sécurité : adresse IP, dates et heures de connexion, appareil, navigateur ou version de l'application, journaux d'erreur, actions sensibles et données d'audit. La ville, le pays ou le fuseau horaire peuvent être fournis par vous ou estimés de façon approximative à partir des informations techniques ; l'application ne demande pas votre position GPS précise pour suivre vos déplacements.
• Site et mesure d'audience : pages consultées, source de visite, campagnes et événements de conversion mesurés sans y joindre votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone ou vos disponibilités.

3. Finalités du traitement

Vos données sont utilisées pour :

• Créer et sécuriser votre compte, vérifier vos droits d'accès et permettre l'utilisation de l'application et des espaces de l'Institut
• Gérer les pré-inscriptions, inscriptions, affectations, groupes, plannings, classes, présences, absences, reports et historiques
• Assurer les cours en direct, la communication entre leurs participants, le partage de supports et, lorsqu'elle est activée, la mise à disposition d'un enregistrement
• Suivre la progression pédagogique et permettre aux élèves, professeurs et membres autorisés du personnel d'accéder aux informations nécessaires à leur rôle
• Gérer les forfaits, paiements, remboursements, factures, soldes d'heures et rémunérations des professeurs
• Envoyer les informations de service, rappels de cours et notifications utiles à la formation
• Répondre aux demandes d'assistance, prévenir les abus, enquêter sur les incidents et assurer la sécurité des comptes et de l'infrastructure
• L'envoi de notre newsletter (avec votre consentement)
• L'envoi de votre résultat de test et de conseils d'apprentissage (avec votre consentement)
• L'amélioration de nos services et de notre site
• La réponse aux questions posées via le chatbot
• Le respect de nos obligations légales

4. Bases juridiques

Selon la situation, le traitement repose sur l'exécution de votre contrat ou sur les mesures prises à votre demande avant l'inscription, le respect de nos obligations légales, notre intérêt légitime à administrer et sécuriser l'Institut, ou votre consentement lorsqu'il est requis, notamment pour les communications facultatives et les autorisations de caméra ou de microphone données sur votre appareil.

Lorsque des informations communiquées pour une formation religieuse révèlent vos convictions, elles sont traitées parce que vous les fournissez volontairement afin de bénéficier du service demandé. Vous pouvez demander qu'une information facultative ne soit plus utilisée, sous réserve de ce qui reste nécessaire à l'exécution de la formation ou à nos obligations.

5. Accès aux données, destinataires et prestataires

L'accès est limité selon le rôle de chaque personne. Un élève accède à ses propres informations et à celles nécessaires à ses classes. Un professeur accède aux informations utiles pour assurer et suivre les cours qui lui sont confiés. Les membres autorisés de l'Institut disposent uniquement des accès nécessaires à leurs fonctions d'administration, de ressources humaines, de support, de sécurité ou de direction.

Les autres participants d'une même classe peuvent voir le nom affiché, les interventions, les messages de classe et les contenus que vous choisissez de partager pendant le cours.

Les classes en direct utilisent une infrastructure BigBlueButton. Les flux audio et vidéo, le chat, les présentations, le tableau blanc, le partage d'écran et les enregistrements éventuels sont traités dans le cadre technique nécessaire au déroulement et à la restitution de la classe.

Les messages envoyés au chatbot peuvent être transmis à Gemini, un service de Google, uniquement pour générer une réponse. Le résumé de pré-inscription est préparé localement dans votre navigateur puis ouvert dans WhatsApp lorsque vous choisissez de l'envoyer au secrétariat.

Les inscriptions à la newsletter et les emails transmis dans le test de niveau peuvent être enregistrés dans Brevo, notre outil d'emailing, afin de gérer les contacts, les listes et les communications demandées.

Les informations transmises dans le formulaire de pré-inscription peuvent être enregistrées dans un Google Sheet interne afin de suivre les demandes et d'y répondre plus efficacement.

Les paiements de la boutique sont traités par PayPal. Nous ne stockons pas les numéros de carte bancaire sur notre site.

Nous utilisons Umami Analytics pour mesurer l'audience du site et les conversions importantes, comme le démarrage du test de niveau, la pré-inscription ou le clic vers WhatsApp. Ces mesures sont utilisées sans envoyer à Umami votre nom, votre email, votre numéro de téléphone ou vos disponibilités.

Nos prestataires d'hébergement, de sauvegarde, d'envoi d'e-mails et de maintenance technique peuvent traiter les seules données nécessaires à leur mission, sous des obligations de confidentialité et de sécurité. Certains prestataires peuvent traiter des données en dehors de votre pays de résidence ; nous appliquons alors les garanties requises par la réglementation applicable.

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Nous vous recommandons de ne pas transmettre d'information sensible qui n'est pas nécessaire dans le chatbot, le chat d'une classe ou un message WhatsApp.

6. Caméra, microphone, partage d'écran et enregistrements

L'application demande l'autorisation de l'appareil avant d'utiliser la caméra ou le microphone. Vous choisissez de les activer pendant une classe et pouvez les couper à tout moment. Le partage d'écran ne commence qu'après une action volontaire et la confirmation demandée par le système. Le refus ou le retrait d'une autorisation empêche la fonction concernée, sans autoriser un accès caché à votre caméra, votre microphone ou votre écran.

Une classe n'est enregistrée que si la fonction d'enregistrement est activée et démarrée. L'interface de classe indique alors son état. Selon les fonctions utilisées, l'enregistrement peut comprendre l'audio, la vidéo, les présentations, le partage d'écran, le tableau blanc, les sondages et le chat. Évitez d'afficher ou de communiquer des informations privées qui ne sont pas nécessaires au cours.

Les enregistrements ne sont pas destinés à une conservation permanente. Notre objectif de gestion est de les retirer au plus tard 90 jours après la classe, sauf obligation légale, incident, litige ou demande pédagogique justifiée. À la date de la présente politique, cette échéance repose sur un contrôle administratif : nous ne garantissons pas encore une purge technique automatique à 90 jours. Des copies résiduelles peuvent subsister temporairement dans des sauvegardes sécurisées jusqu'à leur rotation. Vous pouvez nous demander de vérifier ou de supprimer un enregistrement vous concernant, sous réserve des exceptions applicables.

7. Durées de conservation

Les données du compte, du planning, de la progression, des présences, des absences et de l'historique pédagogique sont conservées pendant la formation et tant que le compte ou la session concernée reste actif. Elles peuvent ensuite être archivées jusqu'à 3 ans après la fin de la relation afin de traiter les demandes, justifier les services fournis et défendre les droits de l'Institut ou de l'utilisateur.

Les données de facturation et pièces comptables sont conservées pendant 10 ans lorsque la loi l'exige. Les informations de paiement qui ne relèvent pas de cette obligation et les coordonnées de règlement des professeurs sont supprimées ou archivées dès qu'elles ne sont plus nécessaires à leur finalité.

Les demandes de support, journaux techniques, adresses IP, données d'audit et sauvegardes sont conservés pendant une durée proportionnée au traitement de la demande, à la sécurité, à la prévention des abus et à la restauration du service, puis supprimés ou rendus anonymes. Les messages du chatbot sont limités à l'historique récent nécessaire à la conversation, sous réserve des journaux techniques indispensables.

La fermeture d'un compte n'entraîne pas l'effacement immédiat des données que nous devons conserver pour respecter la loi, la comptabilité, la sécurité, un litige ou la preuve d'un cours ou d'un paiement.

8. Vos droits

Selon la réglementation applicable, notamment le RGPD lorsqu'il s'applique, vous pouvez exercer les droits suivants :

• Droit d'accès à vos données
• Droit de rectification
• Droit à l'effacement
• Droit à la limitation du traitement
• Droit à la portabilité
• Droit d'opposition
• Droit de retirer votre consentement pour les traitements facultatifs, sans remettre en cause leur licéité antérieure
• Droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données compétente

9. Exercice de vos droits et comptes de mineurs

Pour exercer un droit, écrivez à contact@arabecoran.com ou utilisez notre page Contact en précisant votre identité et votre demande. Nous pouvons demander les éléments strictement nécessaires pour vérifier que la demande concerne bien votre compte. Nous vous répondrons dans le délai prévu par la réglementation applicable.

Lorsqu'un élève est mineur, les données nécessaires à son inscription et à sa formation peuvent être fournies et administrées par son représentant légal. Celui-ci peut exercer les droits du mineur dans les limites prévues par la loi et selon son âge.

10. Cookies et mesure d'audience

Le site et l'application utilisent les éléments de stockage et cookies strictement nécessaires à l'authentification, à la sécurité, aux préférences et au fonctionnement du service. Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires ni de profilage publicitaire.

Umami Analytics mesure l'audience et les événements importants sans recevoir les coordonnées saisies dans les formulaires. Si une évolution future nécessite un consentement aux cookies, le choix correspondant sera proposé avant leur dépôt.

11. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques, notamment des connexions sécurisées, des mots de passe protégés, des contrôles d'accès par rôle, des journaux d'audit, des sauvegardes et une limitation des accès administratifs. Aucun service ne peut toutefois garantir un risque nul.

En cas d'incident susceptible d'affecter vos droits, nous prendrons les mesures de protection et de notification prévues par la réglementation applicable. Ne partagez pas votre mot de passe et contactez-nous rapidement si vous soupçonnez un accès non autorisé.

12. Évolution de la politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique lorsque les fonctionnalités, prestataires ou obligations évoluent. La date affichée en tête de page correspond à la version en vigueur. En cas de changement important, une information supplémentaire pourra être affichée sur le site, dans l'application ou envoyée aux utilisateurs concernés.